Propósito de la Guía

El propósito de esta Guía es informar a aquellos personas trabajadoras contempladas en la Política de Grupo de denuncia de irregularidades (en adelante, la “Política”) así como aquellos empleados que hayan finalizado su relación profesional, voluntarios, becarios, trabajadores en período de formación o incluso personas que participan en procesos de selección, consejeros, accionistas, proveedores y subcontratistas acerca de las vías para comunicar irregularidades así como las garantías que les protegen

Contenido:

1. ¿Por qué se ha habilitado esta Guía?
2. ¿Cuándo debo hacer uso del canal de denuncia de irregularidades?
3. ¿Cómo puedo comunicar irregularidades?
4. ¿Cómo se gestionará mi denuncia?
5. ¿Cómo se protege al informante?

1. ¿Por qué se ha habilitado esta Guía?

Seguimos comprometidos con gestionar la organización de la mejor manera posible y para ello necesitamos tu ayuda. Esta Guía pretende reafirmar que es seguro y aceptable hablar, y permitirte plantear cualquier inquietud que pudieras tener sobre posibles malas prácticas de una forma temprana y de la manera correcta. En lugar de esperar a tener pruebas, preferimos que plantees el asunto mientras todavía sea una inquietud.

Esta Guía también refleja las exigencias en virtud de la trasposición de la Directiva Europea en España con la ley 2/2023, de 20 de febrero que regula la protección de las personas que informen sobre irregularidades de buena fe (en adelante “Ley de Protección del Informante”).

2. ¿Cuándo debo recurrir a la Política de denuncia de irregularidades?

Comunicar una irregularidad cuando se presente alguna de las situaciones recogidas en el apartado de “alcance” de la Política de Grupo de Denuncia de Irregularidades; esto es, por ejemplo: infracciones de normativa, incumplimiento de políticas o procedimientos corporativos, conductas que pueda dañar la imagen de la empresa, delitos, e incumplimientos legales -entre otros.

3. ¿Cómo puedo comunicar irregularidades?

Tal y como viene contemplado en la Política, tienes a tu disposición tanto un canal interno (con posibilidad de denunciar de manera interna dentro de la compañía y dentro del Grupo; la posibilidad de contactar con un abogado externo; y la posibilidad de formular tu denuncia de manera anónima) y un canal externo (el que por ley han implementado las autoridades como consecuencia de las novedades de esta actualización de la ley de protección del informante gestionado por una autoridad independiente), todo ello para comunicar irregularidades.

Con independencia de la forma que elijas para plantear una inquietud, el tratamiento será el mismo, siguiendo el proceso de denuncia de irregularidades y proporcionando al denunciante la protección total habilitada en la Política y en la sección 5 de esta presente Guía.

  1. Canal interno de comunicación de irregularidades. Puedes hacerlo verbalmente o por escrito a través de las siguientes vías, las cuales no tienen que seguir este orden preciso, puedes hacerlo de la manera que tú te sientas más cómodo.
    1. Comunicación a tu superior directo o líder de equipo.
    2. Comunicación interna: puedes dirigirte a:
    3. Comunicación a grupo:
      • Si tu inquietud está relacionada con tu superior directo o team leader, o si no te sientes cómodo hablando con ellos, debes enviar un correo electrónico a whistle@admiralgroup.co.uk. Las notificaciones enviadas a este buzón solo serán recibidas, Richard Thorne (Responsable de People Services ), Hedley Walls (Responsable de Auditoría) y Trevor Nicholson (jefe de Cumplimiento del grupo). Cuando se plantee una inquietud relacionada con las personas mencionadas anteriormente que tienen acceso al buzón de denuncias, las inquietudes deben dirigirse por escrito a la directora ejecutiva, Milena Mondini (milena.mondini@admiral.es).
      • También puedes plantear tus inquietudes a nuestra responsable de denuncia de irregularidades de grupo, Karen Green. Karen es nuestra directora no ejecutiva designada para garantizar que haya alguien fuera de la estructura de gestión habitual para supervisar la denuncia de irregularidades. Para hacerlo, envíe un correo electrónico a whistle@admiralgroup.co.uk, indicando claramente que el correo electrónico va dirigido a la responsable de denuncia de irregularidades. Podrás planear tus inquietudes en castellano. ● En el caso de que quieras denunciar una inquietud en relación con el responsable de denuncia de irregularidades (Karen Green), estas deberán comunicarse al presidente de la Junta a través del buzón whistle@admiralgroup.co.uk, indicando claramente que el correo electrónico va dirigido al presidente de la Junta de Admiral Group. De forma similar, en el caso de las inquietudes relacionadas con el presidente o cualquier otro miembro de la Junta, las inquietudes deberán plantearse a través del buzón whistle@admiralgroup.co.uk, indicando claramente que el correo electrónico va dirigido al responsable de denuncia de irregularidades.
    4. Comunicación a abogado externo: Si bien esperamos que esta Guía te brinde la tranquilidad que necesitas para plantearnos tu inquietud internamente, reconocemos que puede haber circunstancias en las que puedas denunciar adecuadamente una inquietud a un abogado externo: Valentín Gamazo a través de los siguientes Tel: 91 561 33 90 / Fax: 91 562 38 60 o de la siguiente dirección de correo electrónico santiagovg@velentin-gamazo.com
    5. Comunicación anónima: podrás hacerlo a través del formulario de denuncia de irregularidades anónimo que encontrarás en 2gether (Políticas y Documentación) o en el siguiente enlace (es totalmente anónimo y no recoge ningún dato identificable): https://survey.alchemer.eu/s3/90385623/Registro-de-Irregularidades

       

  2.  Canal externo de comunicación de irregularidades. Puedes hacerlo verbalmente o por escrito.

    Si bien la ley indica que el canal interno es el cauce preferente para informar sobre irregularidades, los informantes pueden hacer también uso del canal externo de información de la Autoridad Independiente de Protección del Informante, que es una autoridad administrativa independiente “AAI”.

    La información se podrá realizar por escrito, a través de correo postal o a través de cualquier medio electrónico habilitado al efecto dirigido al canal externo de informaciones de la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I., o verbalmente, por vía telefónica o a través de sistema de mensajería de voz. A solicitud del informante, también podrá presentarse mediante una reunión presencial. La A.A.I., será en este caso el órgano sancionador

     

4. ¿Cómo se gestionará mi denuncia?

Plazos para la gestión de denuncia:

Plazo para acuse de recibo de la denuncia Plazo para tramitación de la denuncia
Reporte interno Plazo máximo de 7 días para acuse de recibo* *Excepción: cuando ello pudiera poner en peligro la confidencialidad de la información 3 meses prorrogables a otros 3 meses cuando sea necesario en casos que se consideren de especial complejidad
Reporte externo Plazo máximo de 5 días para acuse de recibo Plazo de resolución/respuesta al informante en un plazo razonable y no superior a 3 meses

En el plazo de 7 días le haremos acuse de recibo de la comunicación realizada. Tan pronto como denuncies la inquietud, evaluaremos la naturaleza de la cuestión planteada y consideraremos qué acción podría ser la adecuada. Esto podría conllevar una revisión informal, una investigación interna o una investigación más formal. Te diremos quién se ocupará del asunto, cómo puedes comunicarte con ellos y qué otra ayuda podríamos necesitar de ti. Si lo solicitas, te escribiremos para enviarte un resumen de la denuncia y de cómo nos proponemos gestionarla. Si consideras que hemos entendido mal la denuncia o que falta información, háznoslo saber. Te daremos respuesta en un plazo de 3 meses desde la comunicación de la denuncia. salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, éste podrá extenderse hasta un máximo de otros tres meses adicionales.

Al plantear una inquietud, nos sería útil saber cómo crees que podría resolverse mejor. Si tienes algún interés personal en el asunto, infórmanos desde el principio para evitar conflictos. Si considerásemos que tu denuncia se enmarca mejor en la política de agravios, intimidación y acoso, o en cualquier otro procedimiento relacionado, te informaremos y discutiremos la mejor vía a seguir. Siempre que sea posible, te informaremos del resultado de cualquier investigación. Sin embargo, ten en cuenta que es posible que no podamos informarte de las acciones concretas que tomamos si esto contraviene nuestra obligación de confidencialidad para con otras personas.

Aunque un denunciante retire su denuncia, podrían darse casos en los que la Empresa también tenga una preocupación legítima y deba continuar con la investigación. Si este fuera el caso, se lo haremos saber.

5. ¿Cómo se protege al informante?

Si planteas una denuncia legítima en virtud de la Política, no correrás el riesgo de perder tu trabajo, está prohibido cualquier tipo de represalia. Esto se conoce como «divulgación protegida». Siempre y cuando plantees inquietudes de buena fe, no importa si te equivocas. Por supuesto, esta garantía no se hace extensiva a quienes planteen de forma malintencionada una cuestión que tengan constancia de que es falsa, podría conllevar la apertura de procedimientos disciplinarios, incluido el despido, contra cualquier miembro de la plantilla que se descubra que ha formulado una acusación falsa o malintencionada.

En los casos en que se realice una divulgación protegida, la empresa adoptará todas las medidas razonables para garantizar que ninguna persona bajo nuestro control participe en conductas de acoso o represalia. Toda la información se tratará con la máxima confidencialidad. Sin embargo, podrían darse circunstancias en las que la ley nos exija revelar tu identidad; a saber: si una denuncia se convierte en objeto de una investigación penal en la que se te pueda requerir como testigo (debes saber que se comunicará inmediatamente al Ministerio Fiscal cuando los hechos informados pudieran ser constitutivos de delito). En otros casos, los problemas podrían identificar a la persona que los plantea simplemente por el hecho de haberse planteado. En tales casos, discutiremos contigo cuál es la mejor manera de proceder.

Adicionalmente, además de proteger al informante se le brinda la oportunidad de atenuar e incluso eximir las sanciones en el caso de que un informante que hubiera participado en la comisión de una infracción administrativa sea él mismo quien informe de su existencia (siempre que haya sido con anterioridad a que hubiera sido notificada la incoación del procedimiento de investigación o sancionador). Recuerda que, durante todo el proceso, no debes acercarte ni acusar a ninguna persona directamente, tratar de investigar el asunto por ti mismo, ni transmitir tus sospechas a nadie más que a las personas adecuadas o a un organismo externo. Esta es una medida necesaria para proteger a todas las personas implicadas